Rendi Hargani Pratama
Pelayanan administrasi di perguruan tinggi memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan akademik yang mendukung proses belajar mengajar. Dalam konteks ini, sikap ramah dan profesional menjadi kunci utama untuk memastikan bahwa mahasiswa, dosen, serta pihak lain yang terlibat dapat merasakan kenyamanan dan mendapatkan pelayanan yang maksimal. Pelayanan administrasi yang ramah tidak hanya memberikan kesan positif tetapi juga dapat meningkatkan citra perguruan tinggi di mata masyarakat luas.
Keramahan dalam pelayanan administrasi dapat diartikan sebagai kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dengan sikap positif, sopan, dan penuh perhatian. Menurut Suryani (2019), keramahan merupakan bentuk empati yang ditunjukkan oleh petugas pelayanan dalam menjawab kebutuhan dan harapan pengguna layanan. Di perguruan tinggi, keramahan ini tercermin dalam cara petugas menerima mahasiswa, memberikan informasi, dan menangani keluhan dengan penuh kesabaran.
Selain keramahan, profesionalisme menjadi aspek krusial dalam pelayanan administrasi. Profesionalisme, menurut Purwanto (2020), adalah kemampuan menjalankan tugas dengan standar etika, kompetensi, dan integritas yang tinggi. Dalam konteks administrasi perguruan tinggi, profesionalisme dapat dilihat dari ketepatan waktu dalam memberikan layanan, kejelasan informasi yang disampaikan, dan kesesuaian prosedur yang diterapkan dengan peraturan yang berlaku. Pelayanan administrasi yang profesional juga mencakup kemampuan petugas dalam menjaga kerahasiaan data serta memberikan solusi yang efektif terhadap masalah yang dihadapi pengguna layanan.
Keramahan dan profesionalisme dalam pelayanan administrasi tidak hanya berdampak pada kepuasan mahasiswa tetapi juga pada efisiensi operasional perguruan tinggi. Penelitian yang dilakukan oleh Rachmawati dan Prasetyo (2021) menunjukkan bahwa perguruan tinggi yang mengedepankan keramahan dan profesionalisme dalam pelayanan administrasinya memiliki tingkat
kepuasan mahasiswa yang lebih tinggi. Hal ini disebabkan karena mahasiswa merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik, sehingga mereka lebih termotivasi untuk mengikuti proses akademik dengan lebih antusias.
Di sisi lain, untuk mencapai tingkat pelayanan yang ramah dan profesional, perlu adanya pelatihan dan pengembangan kompetensi bagi petugas administrasi. Pelatihan yang dirancang dengan baik dapat membantu petugas untuk lebih memahami pentingnya keramahan dan profesionalisme dalam menjalankan tugasnya. Menurut Handayani (2022), pelatihan soft skills, seperti komunikasi efektif dan manajemen konflik, sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan administrasi di perguruan tinggi.
Penting juga bagi perguruan tinggi untuk menetapkan standar pelayanan yang jelas dan terukur. Standar ini dapat mencakup aspek keramahan dalam berkomunikasi, kecepatan dalam memberikan layanan, dan akurasi dalam pengelolaan data administrasi. Dengan adanya standar pelayanan, perguruan tinggi dapat lebih mudah mengawasi dan mengevaluasi kinerja petugas administrasi secara berkala.
Selain itu, teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk mendukung profesionalisme dalam pelayanan administrasi. Sistem informasi yang terintegrasi akan mempermudah petugas dalam mengakses data, mempercepat proses pelayanan, dan meminimalisir kesalahan yang sering terjadi akibat human error. Teknologi juga dapat digunakan untuk memperkuat komunikasi antara petugas dan mahasiswa, misalnya melalui layanan chat atau email yang responsif dan ramah. Kesimpulannya, keramahan dan profesionalisme adalah dua pilar penting dalam pelayanan administrasi di perguruan tinggi. Keduanya harus berjalan seiring agar tercipta pelayanan yang optimal dan mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Dengan mengutamakan keramahan, mahasiswa akan merasa lebih nyaman dan dihargai, sementara profesionalisme akan memastikan bahwa setiap proses administrasi berjalan sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku. (red, Agustus 2024)
Agustus 2024 @fkip.unulampung.ac.id